OBJECTIFS
La présente politique traite de la gestion et de la protection des informations jugées confidentielles à l’intérieur de l’Association fibromyalgie de Duplessis. Elle traite notamment des renseignements concernant les membres, collaborateurs, employés, bénévoles et membres du conseil d’administration.
Elle poursuit les objectifs suivants :
- Définir la manière dont sont collectés et traités vos renseignements personnels Doivent être considérés comme renseignements personnels tous les renseignements susceptibles de vous identifier, soit : votre prénom, nom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, date de naissance, votre localisation ou votre adresse IP;
- Informer les personnes concernées de leurs droits concernant ces renseignements et à qui ces renseignements sont transmis;
- Se donner des balises concernant les échanges d’informations tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des locaux de l’organisme.
CHAMPS D’APPLICATION
La présente politique s’applique à l’ensemble du personnel de l’organisme et à ses bénévoles, notamment dans les lieux et contextes suivants :
- Les lieux de travail;
- Tout autre endroit où les personnes doivent se trouver dans le cadre de leur emploi (ex. : réunions, formations, déplacements, activités sociales organisées par l’organisme);
- Les communications par tout moyen technologique ou autre.
DÉFINITIONS
Discrétion : L’aptitude à garder secrètes les confidences et les informations privées obtenues en dehors du cadre de travail afin de préserver le respect et la confiance.
Confidentialité : Le fait de limiter ou d’interdire à d’autres personnes l’accès à des informations privées obtenues dans l’exercice de ses fonctions.
NORMES DE DISCRÉTION
Toute personne qui a des échanges au sein de l’Association fibromyalgie de Duplessis qui ne sont pas liés à l’exercice de leurs fonctions doit agir avec discrétion.
De ce fait, elle doit :
- Respecter la vie privée des personnes;
- Ne pas divulguer l’information confidentielle obtenue au sein de l’organisme ou lors d’activités;
- Savoir garder les informations sensibles des personnes qui se confient;
- Agir selon les valeurs de l’organisme.
RESPONSABLE DE L’ACCÈS À L’INFORMATION ET DE LA PROTECTION DES RENSIGNEMENTS PERSONNELS ET OBLIGATIONS
La personne au poste de coordination, Marie-Claude Coulombe, est responsable de la protection et du traitement des renseignements personnels. Elle peut être rejointe par courriel à : asso.fibro.duplessis@telus.net
Le responsable du traitement des renseignements personnels s’engage à protéger les renseignements personnels collectés, à ne pas les transmettre à des tiers sans que vous n’en ayez été informé (e) et à respecter les finalités pour lesquelles ces renseignements sont collectés.
De plus, le responsable du traitement des renseignements personnels s’engage à vous aviser en cas de rectification ou de suppression des renseignements personnels, à moins que cela n’entraîne pour lui des formalités, coûts ou démarches disproportionnées.
Dans le cas où l’intégrité, la confidentialité ou la sécurité de vos renseignements personnels est compromise, le responsable du traitement s’engage à vous en informer par tout moyen (Annexe 1).